Der Serienbrief wird verwendet, um mehrere Dokumente auf einmal zu erstellen. Diese Dokumente haben identisches Layout, Formatierung, Text und Grafiken. Nur bestimmte Abschnitte eines jeden Dokuments variieren und sind personalisiert. Zu den Dokumenten, die man mit einem serienbrief in word erstellen kann, gehören Bulk-Labels, Briefe, Umschläge und E-Mails. Am Serienbriefprozess sind drei Dokumente beteiligt:

  • Ihr Hauptdokument
  • Ihre Datenquelle
  • Ihr zusammengeführtes Dokument

Weitere Informationen zur Verwendung von Excel-Daten für den Serienbrief finden Sie im folgenden Video, das Teil eines Trainingskurses ist – Serienbrief auf die nächste Ebene bringen.

Schritt 1: Daten in Excel für den Serienbrief vorbereiten

Der wichtigste Schritt im Serienbriefprozess ist die Einrichtung und Aufbereitung Ihrer Daten. Sie verwenden Ihre Excel-Tabelle als Datenquelle für die Empfängerliste.
Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Daten für einen Serienbrief vorbereiten können. Vergewissern Sie sich:

  • Die Spaltennamen in Ihrer Kalkulationstabelle stimmen mit den Feldnamen überein, die Sie in Ihren Serienbrief einfügen möchten. Um beispielsweise Leser in Ihrem Dokument mit ihrem Vornamen anzusprechen, benötigen Sie separate Spalten für Vor- und Nachnamen.
  • Alle zusammenzuführenden Daten befinden sich auf dem ersten Blatt Ihrer Kalkulationstabelle.
  • Dateneingaben mit Prozentsätzen, Währungen und Postleitzahlen werden in der Kalkulationstabelle korrekt formatiert, damit Word ihre Werte richtig lesen kann.
  • Die Excel-Tabelle, die beim Seriendruck verwendet werden soll, wird auf Ihrem lokalen Computer gespeichert.
  • Änderungen oder Ergänzungen an Ihrer Kalkulationstabelle werden abgeschlossen, bevor sie mit Ihrem Serienbrief in Word verbunden wird.

Notizen:

  • Sie können Informationen aus Ihrer Excel-Tabelle importieren, indem Sie Informationen aus einem kommagetrennten Wert (.csv) oder einer Textdatei (.txt) importieren und mit dem Textimport-Assistenten eine neue Tabelle erstellen.
  • Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten Ihrer Excel-Datenquelle für das Zusammenführen von E-Mails in Word.

Schritt 2: Starten Sie den Serienbrief.

  1. Wählen Sie in Word Datei > Neu > Leeres Dokument.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings in der Gruppe Start Mail Merge die Option Start Mail Merge und wählen Sie dann die Art des Merge, das Sie ausführen möchten.

word serienbrief

  1. Wählen Sie Empfänger auswählen > Bestehende Liste verwenden.
  2. Navigieren Sie zu Ihrer Excel-Tabelle, und wählen Sie dann Öffnen.
  3. Wenn Word Sie dazu auffordert, wählen Sie Sheet1$ > OK.

Hinweis: Die Excel-Tabelle ist nun mit dem Seriendokument verbunden, das Sie in Word erstellen.

Bearbeiten Sie Ihre Mailingliste

Sie können einschränken, wer Ihre E-Mails erhält.

  1. Wählen Sie Empfängerliste bearbeiten.
  2. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Mail Merge Recipients das Kontrollkästchen neben dem Namen einer Person, die Sie nicht empfangen möchten. Hinweis: Sie können die Liste auch sortieren oder filtern, um das Auffinden von Namen und Adressen zu erleichtern. Weitere Informationen zum Sortieren und Filtern von Elementen finden Sie unter Sortieren und Filtern der Daten für einen Serienbrief.

Schritt 3: Einfügen eines Zusammenführungsfeldes

Sie können ein oder mehrere Seriendruckfelder einfügen, die die Informationen aus Ihrer Kalkulationstabelle in Ihr Dokument übernehmen.

So fügen Sie einen Adressblock für einen Umschlag, ein Etikett, eine E-Mail-Nachricht oder einen Brief ein

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings in der Gruppe Write & Insert Fields die Option Address Block.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen ein Format für den Namen des Empfängers, wie er auf dem Umschlag erscheinen soll. Wählen Sie OK.
  3. Wählen Sie Datei > Speichern.

So fügen Sie eine Begrüßungszeile in eine E-Mail-Nachricht oder einen Brief ein

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings in der Gruppe Write & Insert Fields die Option Greeting Line.
  2. Gehen Sie im Dialogfenster Begrüßungszeile einfügen wie folgt vor:
  3. Ändern Sie unter Format der Begrüßungszeile ggf. die Anrede, indem Sie die Begrüßung (Dear is the default), das Format für den Empfängernamen und die Endzeichensetzung (ein Komma ist der Standard) wählen.
    und
  4. Wählen Sie unter Begrüßungszeile für ungültige Empfängernamen eine Option in der Anredeliste.
  5. Wählen Sie OK.
  6. Wählen Sie Datei > Speichern.

So fügen Sie Daten aus Ihrer Kalkulationstabelle in eine E-Mail-Nachricht oder einen Brief ein

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings in der Gruppe Write & Insert Fields die Option Insert Merge Field.
  2. Wählen Sie im Dialogfenster Zusammenführungsfeld einfügen unter Felder einen Feldnamen (Spaltenname in Ihrer Kalkulationstabelle) und wählen Sie dann Einfügen.
  3. Wiederholen Sie bei Bedarf Schritt 2 und wählen Sie Schließen, wenn Sie fertig sind.
  4. Wählen Sie Datei > Speichern.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Feldern aus Ihrer Kalkulationstabelle zum Seriendokument finden Sie unter Einfügen von Seriendruckfeldern. Und wenn Sie mehr über die Optionen zum Einrichten von E-Mail-Nachrichten erfahren möchten, lesen Sie bitte den Abschnitt E-Mail-Merge in Word.

Schritt 4: Vorschau und Fertigstellung des Serienbriefes

Nachdem Sie die gewünschten Zusammenführungsfelder eingefügt haben, sehen Sie sich die Ergebnisse in der Vorschau an, um zu bestätigen, dass der Inhalt in Ordnung ist, und dann können Sie den Zusammenführungsprozess abschließen.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings die Option Vorschau der Ergebnisse.
  2. Wählen Sie die Schaltfläche Nächster oder Vorheriger Datensatz, um durch die Datensätze in Ihrer Datenquelle zu navigieren und anzuzeigen, wie die Datensätze im Dokument angezeigt werden.
  3. Wählen Sie in der Gruppe Finish die Option Finish & Merge und dann Print Documents oder Send E-mail Messages.

Schritt 5: Speichern Sie Ihre Serienbriefe.

Wenn Sie das Seriendokument speichern, bleibt es mit Ihrer Datenquelle verbunden. Sie können das Serienbriefdokument für Ihr nächstes Massenmailing wiederverwenden.

  • Öffnen Sie das Seriendokument und wählen Sie Ja, wenn Word Sie auffordert, kee zu wählen.